KEBIJAKAN KUALITAS PERUMAHAN GRIYA PERMATA HIJAU SIDOARJO

KEBIJAKAN KUALITAS PERUMAHAN GRIYA PERMATA HIJAU

Dalam ganbar diatas menunjukkan bahwa upaya mewujudkan Perumahan Griya Permata Hijau yang Bersih-Aman dan Asri harus melibatkan Instansi, Lembaga dan Warga secara intensif dan konsisten.

Sasaran Mutu / Kualitas ditetapkan agar dapat mengatur kegiatan utama apa saja yang harus dikerjakan, agar kondisi Bersih, Aman dan Asri dapat terwujud.

A.   Pendahuluan :

ü  Ide mempunyai lingkungan tempat tinggal di Griya Permata Hijau yang Bersih, Sehat, Aman dan Asri (GPH – BERSARI) adalah berasal dari Warga Perumahan Griya Permata Hijau, hal tersebut dicetuskan pada saat pertemuan pertama sejak terpilihnya Ketua Rukun Warga pada bulan Agustus 2014.

ü  Sejalan dengan aspirasi warga GPH tersebut diatas, pengurus RW menindak lanjuti dengan membuat program kerja yang focus untuk mencapai kondisi lingkungan GPH BERSARI.

ü  Langkah segenap pengurus RW untuk membuat -program Kerja tertulis, bergambar dan berbatas waktu. merupakan program kerja yang sangat optimistis  yang dapat kita rasakan bersama.

ü  Apakah Pengurus RW telah mempunyai dana untuk mewujudkan program kerjanya ? …. Inilah kepiawaian para pengurus yang selalu berkomunikasi, berdialog, berdiskusi, terus menulis dan secara terus menerus diperbaiki, setelah dirasa sempurna program kerja tersebut disosialisasikan kepada warga melalui bapak Ketua Rt dan beberapa pengurus yang menyertai.

ü  Tanggapan, Saran dan Sanggahan atas program kerja yang disosialisasikan, disepakati untuk dijadikan umpan balik untuk memperbaiki program kerja yang akan di kerjakan oleh pengurus RW.

ü  Memang keterbukaan, kerja keras dan kerjasama yang baik selalu berbuah hasil yang luar biasa, biaya untuk merealisasikan kehendak warga dikontribusi oleh lebih dari 75% Warga, member sumbangan secara sukarela.

ü  Tentu keberhasilah ini tidak luput dari peran aktif bapak RT dan Pengurusnya yang secara terus menerus tanpa lelah memberi pengertian dan penjelasan kepada warga yang belum tahu maksud dan tujuan program kerja RW ini, untuk itu kami pengurus RW menyampaikan ucapan terima kasih kepada segenap pengusrus RT.

B.   GPH BERSARI (Griya Permata Hijau Bersih Asri Asri)

ada 3 sasaran dalam mengelola GPH BERSARI yaitu :

1.      GPH BERSIH

2.      GPH AMAN

3.      GPH ASRI

Untuk mewujudkan cita-cita lingkungan Perumahan Griya Permata Hijau yang Bersih-Aman-Asri, secara organisasi Griya Permata Hijau dibagi dalam area Rukun Warga (RW) yaitu RW-03 dengan 8 RT dan RW-04 dengan 10 RT, secara bersinergi RW-03 dan RW-04 melakukan perencanaan, komunikasi dan melakukan penggalangan dana secara swadaya dari warga.

Untuk sapat mewujudkan rencana kerja diatas, Warga RW-03 dan RW-04 sepakat untuk menyusun tata-kelola dan memberikan uraian kerja masing-masing dalam organisasi kepenguusan, sehingga seluruh pengurus dapat menjalankan fungsi dan tanggung jawabnya secara jelas, adapun  struktur organiosasi dan tata-kelola dapat dijelaskan sebagai berikut :

STRUKTUR KEPENGURUSAN RW :

1.      Ketua Rukun Warga

2.      Sekretaris

3.      Bendahara

4.      Seksi KAMTIBMAS

5.      Seksi Kebersihan & Kesehatan Lingkungan.

6.      Seksi Sosial & Pemberdayaan Masyarakat

7.      Seksi Pertamanan dan Keindahan Lingkungan

8.      Seksi Pekerjaan Umum

9.      Seksi Hukum & Teritorial Wilayah

10.  Seksi Pemuda Olahraga & Kesenian

11.  Seksi Komunikasi dan Informasi

12.  Ketua Rukun Tetangga (RT) & Pengurus RT.

KOMUNIKASI :

Sarana komunikasi RW dengan RT ditetapkan pada forum Rapat yang diprakarasi oleh RW, diselenggarakan paling lama setiap 2 Bulan sekali, dan dimungkinkan pada kondisi mendesak Ketua RW dapat mengundang Rapat yang dihadiri oleh Pengurus RW dan Ketua RT.

Sarana komunikasi RW dengan Warga ditetapkan melalui media sebagai berikut :

a.     Papan Pengumuman

b.     Kerja Bhakti Bersama

c.     Rapat RT

d.     WhatsApp

e.     E-mail

f.      SMS

TATA KELOLA PENGAMBILAN KEPUTUSAN :

Pengambilan keputusan dalam rapat pada dasarnya diusahakan sejauh mungkin dengan cara musyawarah untuk mencapai mufakat, apabila tidak terpenuhi, keputusan diambil berdasarkan suara terbanyak

Setiap rapat dapat mengambil keputusan dengan Sah apabila dihadiri oleh lebih dari separuh jumlah ketua RT atau perwakilannya sebagai anggota rapat (quorum), apabila tidak tercapai, rapat ditunda sebanyak-banyaknya 2 kali dengan tenggang waktu masing-masing tidak lebih dari 24 jam.

Keputusan Berdasarkan Mufakat

a  Pengambilan keputusan berdasarkan mufakat dilakukan setelah kepada anggota rapat yang hadir diberikan kesempatan untuk mengemukakan pendapat serta saran, dan dipandang cukup untuk diterima oleh rapat sebagai sumbangan pendapat dan pemikiran bagi penyelesaian masalah yang sedang dimusyawarahkan

b  Keputusan berdasarkan mufakat adalah SAH apabila diambil dalam rapat yang telah mencapai kuorum dan disetujui oleh semua yang hadir.

Keputusan Berdasarkan Suara Terbanyak

Keputusan berdasarkan suara terbanyak diambil apabila keputusan berdasarkan mufakat sudah tidak terpenuhi karena adanya pendirian sebagian anggota rapat yang tidak dapat dipertemukan lagi dengan pendirian anggota rapat yang lain. Pengambilan keputusan secara terbuka dilakukan apabila menyangkut kebijakan dan dilakukan secara tertutup apabila menyangkut orang atau masalah lain yang dianggap perlu. Pemberian suara secara tertutup dilakukan dengan cara tertulis, tanpa mencantumkan nama, tanda tangan, atau tanda lain yang dapat menghilangkan sifat kerahasiaan, atau dapat juga dilakukan dengan cara lain yang tetap menjamin sifat kerahasiaan.

Keputusan berdasarkan suara terbanyak adalah SAH apabila diambil dalam rapat yang telah mencapai kuorum dan disetujui oleh lebih separuh jumlah anggota yang hadir

Penerapan Keputusan Dalam Rapat RW

n  Sebagai dasar pelaksanaan dan kearsipan, keputusan-keputusan rapat yang telah dibuat, disepakat sesuai kuorum dan atau berdasarkan suara terbanyak akan di buatkan notulen dengan lampiran daftar hadir dan di publikasikan kepada seluruh RT.

n  Keputusan tersebut diatas bersifat Tetap dan Sah yang berarti anggota yang beda pendirian harus mengikuti ketentuan-ketentuan keputusan tersebut diatas

Kita Semua adalah STAKEHOLDER  (Pemilik Kepentingan) Dalam memajukan GPH.

n  RT, RW dan Pengurusnya merupakan bagian dari warga yang “diminta” oleh seluruh warga untuk mengkoordinasi tata cara berkehidupan di lingkungan terkait.

n  Kemajuan GPH adalah Tanggung jawab kita semua sebagai warga, oleh sebab itu kita mempunyai kewajiban yang sama

Sebagai illustrasi;  Dana dari Warga (termasuk Pengurus RT/RW)   dalam hal ini Penerima Jasa di kumpulkan dan DISETORKAN ke RT (Bendahara), dan Dari RT ke RW (Bendahara), dan Dari RW ke Pemberi Jasa. 

KEBIJAKAN RW

n  Tiap RW memiliki Bendahara sendiri, Peranan Bendahara di lintas RW

n  Persamaan dalam membayar tanggung jawab uang Sampah / wajib iuran

n  Persamaan dalam membayar tanggung jawab uang Keamanan/ wajib iuran

n  Persamaan dalam membayar tanggung jawab uang Sosial (kematian)/ wajib iuran

n  Dengan tujuan effisiensi tenaga dan kecepatan informasi, Seluruh Laporan dan Undangan rapat dari RW ke RT & Pengurus akan di distribusikan melalui fasilitas teknologi komunikasi, seperti : Email, WhatApps, dan SMS. Guna keperluan tsb, Ketua RT atau  Pengurusnya atau Warga yang ditunjuk untuk memberikan alamat emailnya.

n  Apabila diperlukan soft / hard copy, maka dokumen tersebut juga tersedia di Sekretaris RW. Flashdisk tersedia untuk semua RT di RW03 dan sebagai inventaris RW03.

n  Membudayakan pembayaran iuran dengan cara Menyetor BUKAN Menagih “door to door”.

n  Dari warga:  Membawa Kartu Iuran & Menyetorkan pembayaran  Iuran bulanan sebelum batas akhir  yang ditentukan oleh pengurus RT setempat, yang meliputi pembayaran inti:

ü Keamanan

ü Kebersihan Sampah

ü Sosial / kematian

ü Kas RT

n  Dari Pengurus RT: Menyetorkan pembayaran iuran bulanan sebelum batas akhir yaitu tiap tgl 10  kepada Bendahara RW03

n  Apabila Bendahara berhalangan untuk ditemui maka penyetoran bisa dilakukan ke:

ü Sekretaris 1 Bpk. Didik Heri Kusnadi (S-9) atau

ü Wakil Ketua RW03 Bpk. Didik Rudianta (S-20)

n  Nominal iuran yang di setorkan ke RW adalah sama pada tiap-tiap RT (update November 2014):  sebesar Rp.30.000 per rumah atau per KK dengan komposisi sbb:

ü Beban Keamanan                           Rp. 17.000

ü Beban Kebersihan dan Sampah     Rp. 12.000

ü Sosial Kematian                              Rp.   1.000

ü Kas Operasional RW (per RT)        Rp. 10.000

n  Perlu di ketahui, prinsip pemilahan per–rumah atau per-KK dalam menentukan wajib bayar iuran bulanan  adalah dengan tujuan untuk meringankan warga, dengan ketentuan sbb :

ü Apabila memiliki lebih dari 1 rumah berdampingan dan fisik bangunan gabung ATAUPUN tidak gabung, DAN terdapat lebih dari 1 KK  maka wajib bayar iuran didasarkan pada jumlah yang lebih kecil antara jumlah rumah vs jumlah KK (contoh punya 3 rumah berdampingan, terisi 2 KK maka wajib bayar 2x)

ü Apabila memiliki lebih dari 1 rumah dan lokasi terpisah (tetap di wilayah GPH) DAN di tempati sendiri / berpenghuni  maka wajib iuran 2 x, apabila tidak ditempati maka wajib iuran 1 x (hanya bayar wajib iuran rumah pertama). Untuk rumah yang tidak di huni tersebut iurannya sesuai menurut kebijakan RT setempa

n  Sudah menjadi rahasia umum bahwa masih ada bahkan banyak warga yang tinggal di GPH melupakan kewajibannya untuk membayar iuran. Oleh sebab untuk mengantisipasi hal tersebut maka Setiap permintaan perijinan dan surat kependudukan yang menyertakan persetujuan ketua RT ataupun RW, harus menunjukkan KARTU IURAN LUNAS sebelum proses persetujuan diberikan.

n  Semua kegiatan yang mempunyai kepentingan yang menutup jalan pada jalur utama harus seijin RT / RW

n  Merubah atau menambah fungsi jalan seperti memberi penghalang (portal), dan menaikan ketinggian  pada jalan umum dan jalur utama harus seijin RT / RW

n  Merubah atau menambah fungsi jalan seperti memberi polisi tidur pada jalur utama harus seijin RT / RW

n  Merubah fungsi fasilitas umum dan taman harus seijin RT / RW

SANKSI & REWARD :

n Sanksi Pembayaran terlambat dari RT ke RW

ü Sanski Adminstrasi berupa penundaan persetujuan / tanda tangan RW  untuk surat-surat warga pada lingkup RT terkait yang membutuhkan persetujuan RW, dengan batasan sampai tunggakan pembayaran terpenuhi. Namun dengan mengedepankan kepentingan warga dalam mendapatkan validasi surat tersebut, RW memberikan kompromi sebanyak-banyaknya 3 (tiga) kali / tahun untuk persetujuan dan tanda tangan kepada tiap-tiap RT dengan catatan warga bersangkutan juga bisa menunjukkan lunas pada Kartu Iuran-nya.

n Apresiasi SETOR pembayaran tepat waktu dari RT ke RW

ü RT yang bersangkutan mendapatkan potongan jumlah total iuran per bulan senilai Rp. 10.000/ paket komplit pembayaran, selanjutnya dana tersebut bisa di masukkan ke kas RT setempat.

n Bagi semua kepala keluarga / warga yang saat ini tinggal di GPH dan masih memiliki tanggungan tunggakan  pembayaran wajib iuran bulanan, di ingatkan untuk SEGERA memenuhi kewajibannya dengan membayar ke Bendahara di RT masing-masing dengan batas pelunasan sampai akhir bulan November 2014. Melebihi batasan waktu tersebut maka dikenakan saksi pemblokiran. (rekomendasi #a)

n Bagi pemilik KTP GPH namun tidak berdomisili di GPH, pada saat memerlukan surat-surat kependudukan yang membutuhkan persetujuan RT & RW, akan dikenakan uang sumbangan berbatas dengan nilai masing-masing untuk RT dan RW Rp. 25.000 (total Rp.50.000) per subjek surat. Dana tersebut akan dimasuk ke Kas RT dan RW sebagai Dana Pembangunan.

n Semua pendatang baru yang akan menempati rumah di area GPH, baik pemilik rumah atau pengontrak di wajibkan untuk melapor dengan menunjukkan dokumen ASLI dan foto kopi, terdiri dari sbb:

ü Dokumen Kependudukan

ü Status Perkawinan dan Susunan Keluarga

ü Keterangan lainnya yang diperlukan RT

ü Mengisi form data penghuni ke RT masing-masing dan mengetahui RW.

n  Rumah kosong pembayaran  mencakup:

ü Kebersihan internal RT (kebersihan saluran & berem jalan)

ü Kas RT

n  Tanah kosong pembayaran mencakup :

ü   Kebersihan internal RT (kebersihan saluran, rumput  & berem jalan)

ü  Kas RT

n  Tambahan Kesepakatan

ü Pembuatan KIB - Kartu Iuran Bulanan yang formatnya   diseragamkan pada setiap RT dengan menyertakan informasi Tata Tertib RT / RW. (pic : Sekretaris RW), Pembuatan & Biaya percetakan menjadi tanggung jawab RW

ü Pembuatan FDPB - Form Data Penghuni Baru (ncr)

ü Biaya percetakan awal menjadi tanggung-jawab RW dan untuk selanjutnya di bebankan ke seluruh RT. Koordinasi pembuatan tetap dilakukan oleh RW. (pic : Sekretaris RW)

ü Penyeragaman dan Peremajaan Stemple RT dilingkup RW03. Biaya menjadi tanggung-jawab RT masinf\g-masing. Koordinasi pembuatan tetap dilakukan oleh RW. (pic : Sekretaris RW)

ü Mengusulkan peremajaan plakat tanda RT dan RW ke Kepala Desa (pic : Ketua RW)

ü Khusus untuk RT01 / RW03 disepakati untuk iuran bulanan tersetor mulai November 2014 s/d Desember 2014 ke RW sebesar Rp.25.000. Januari 2015 penyesuaian menjadi Rp.30.000. (pic: Bendahara + RT01)

ü Pembuatan & Pemasangan Papan “DILARANG MEMBUANG SAMPAH DI AREA INI “pada titik bekas TPA sampah (sebelah barat kolam/akses ke MCG) ( pic: seksi Kominkomas)

ü Merencanakan dan menggalakkan Siskamling di lingkungan RW03 dan RW04 (pic:seksi Kamtibmas)

ü Rapat koordinasi antar RW dan RT akan di lakukan secara periodik selambat lambatnya 3 bulan sekali atau lebih sesuai kebutuhan.(pic: Sekretaris RW)

ü Kondisi perubahan yang extrem terhadap peninggian jalan pada blok T4 yang telah terjadi akan ditindak-lanjuti secara kekeluargaan oleh Ketua RT 03a dan mengetahui RW03 (pic RT3a)

n  Informasi Tambahan

ü Proyeksi setoran keuangan dari RT di lingkungan RW03  dengan total 361 wajib bayar dengang memperhitungkan kompromi  untuk RT 01 selama sisa bulan 2014 ini adalah sebagi berikut

Ø Nov 2014 proyeksi dana terkumpul dari RT sejumlah Rp.10.650.000

Ø Dec 2014 proyeksi dana terkumpul dari RT sejumlah Rp.10.650.000

Ø Mulai Januari 2015 proyeksi dana terkumpul dari RT sejumlah Rp.10.830.000 (kompromi diberakhir)

ü Perhitungan riil pengeluaran bulanan mencakup RW03 dan 04 guna pembayaran Pemberi Jasa adalah sbb:

Ø  Sampah  5 orang x 500.000 + tunjangan    =   2.650.000

Ø  Sewa lahan TPA sampah                            =   2.000.000  

Ø  Honor & tunjangan keamanan 9 orang      =   7.250.000

Ø  Honor pentugas makam                             =     125.000

Ø  TOTAL                                                      = 12.025.000

ü Catatan : Jumlah Orang pemberi jasa sama dengan melayani RW-03 & RW-04

n  JOB DESCRIPTION

URAIAN TUGAS & TANGGUNGJAWAB PENGURUS RW GPH (2014-2019)

Ketua & Wakil. Uraian Tugas :

1.    Mengkoordinasikan dan menetapkan penyusunan Renstra (Rencana Strategis)  Dan Renja (Rencana Kerja)  RW  sesuai dengan lingkup tugasnya.

2.     Melaksanakan Renstra dan Renja sesuai dengan lingkup tugasnya.

3.  Memimpin dan mengendalikan kegiatan para anggota pengurus dalam melaksanakan tugasnya.

4.    Mewakili orgaisasi ke luar dan kedalam.

5.    Melaksanakan program dan mengamankan kebijakan organisasi.

6. Menandatangani surat-surat penting, termasuk surat atau nota pengeluaran uang/dana/harta kekayaan Organisasi.

7.    Mengevaluasi semua kegiatan yang dilaksanakan oleh para pengurus; dan

8.    Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan seluruh tugas organisasi kepada warga RW GPH

Bendahara, Uraian Tugas :

1.    Menyusun rencana kerja sebagai bahan penyusunan Renstra dan Renja RW sesuai dengan lingkup tugasnya

2.    Melaksanakan Rentra dan Renja sesuai dengan lingkup tugasnya

3.   Memegang dan memelihara harta kekayaan organisasi baik berupa uang, barang-barang inventaris, maupun tagihan

4. Merencanakan dan mengusahakan masuknya dana kas RW  serta mengendalikan pelaksanaan Rencana Anggaran Belanja RW  sesuai dengan ketentuan

5. Menerima, menyimpan, dan membukukan keuangan, barang, tagihan, dan surat-surat berharga

6.  Mengeluarakan uang sesuai dengan keperluan atau kebutuhan berdasarkan persetujuan ketua

7.    Menyimpan surat bukti penerimaan dan pengeluaran uang

8.  Membuat laporan keuangan rutin atau pembangunan (bulanan, truwulan,tahunan ) atau laporan khusus; dan

9.    Melaporkan dan mempertanggungjawabkan tugasnya kepada ketua RW

Sekretaris, Uraian Tugas :

1.     Menyusun rencana kerja sebagai bahan dalam penyusunan Renstra dan Renja RW 03 sesuai dengan lingkup tugasnya.

2.        Melakanakan Renstra dan Renja sesuai dengan lingkup dan tugasnya.

3.        Mewakili ketua/wakil apabila yang bersangkutan tidak hadir atau tidak ada ditempat.

4.        Memberikan pelayanan teknis dan administratif

5.        Membuat dan mendistribusikan undangan

6.        Membuat daftar hadir musyawarah/rapat/pertemuan

7.        Mencatat dan menyusun notulen musyawarah/rapat/pertemuan

8.        Mengerjakan seluruh pekerjaan sekretariat, yang mencakup :

a.        Membuat surat menyurat dan pengarsipannya

b.        Menyiapkan surat pengantar warga

c.         Melakukan pendataan pengurus RW, pengurus RT dan warga RW

d.   Membuat laporan organisasi (per semester dan tahunan) termasuk musyawarah-musyawarah pengurus dan musyawarah warga dan

9.        Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada ketua RW

Seksi Keamanan dan Ketertiban Masyarakat (Kamtibmas), Uraian Tugas :

1.        Menyusun rencana kerja sebagai bahan dalam penyusunan Renstra dan Renja RW sesuai dengan lingkup tugasnya.

2.        Melaksanakan Rentra dan Renja sesuai dengan lingkup tugasnya

3.        Mengkoordinir pelaksanaan siskamling

4.        Menyiapkan sarana dan prasarana siskamling

5.        Membina dan mengarahkan petugas keamanan lingkungan

6.  Berkoordinasi dengan seksi lainnya dan para ketua RT dilingkungan RW dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan kebutuhan

7.        Melaksanakan koordinasi dan atau melaporkan kepada kepolisian RI dalam hal-hal yang dianggap penting terkait keamanan dan ketertiban lingkungan

8.     Melaksanakan  koordinasi  pendataan  secara periodik dengan RT dan RW setempat apabila ada warga baru yang menempati atau warga yang akan meninggalkan wilayah GPH.

9.      Menyiapkan bahan laporan RW yang terkait dengan tugas seksi keamanan dan ketertiban masyarakat

10.   Melaksanakan tugas lainnya yang diamanahkan oleh ketua RW

11.  Melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas seksi keamanan dan ketertiban masyarakat.

  

Seksi Kebersihan dan Kesehatan (Kebkes), Uraian Tugas :

1.        Menyusun rencana kerja sebagai bahan dalam penyusunan Renstra dan Renja RW sesuai dengan lingkup tugasnya.

2.        Melaksanakan Rentra dan Renja sesuai dengan lingkup tugasnya

3.        Mengkoordinasi pelaksanaan kebersihan lingkungan

4.        Membina dan mengarahkan petugas kebersihan

5.        Mengatur teknis pelaksanaan kerja bakti warga

6.        Mengkoordinasi pelaksanaan penanggulangan/pencegahan wabah penyakit

7.  Berkoordinasi dengan seksi lainnya dan para ketua RT dilingkungan RW dalam melaksanakan tugas sesuai dengan kebutuhannya

8.        Melaksanakan tugas lainnya yang diamanahkan oleh ketua RW

9.         Menyiapkan bahan laporan RW 03 terkait dengan tugas seksi kesehatan dan kebersihan lingkungan

10.   Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada ketua RW

Seksi Pertamanan dan Keindahan Lingkungan (PKL), Uraian Tugas :

1.        Menyusun rencana kerja sebagai bahan dalam penyusunan Renstra dan Renja RW sesuai dengan lingkup tugasnya.

2.        Melaksanakan Rentra dan Renja sesuai dengan lingkup tugasnya

3.  Mengkoordinasi pelaksanaan penghijauan lingkungan baik di sarana Fasos/Fasum maupun dilingkungan rumah tangga

4.        Mengatur keindahan lingkungan

5.    Berkoordinasi dengan seksi lainnya dan para ketua RT dilingkungan RW 03 dalam melaksanakan tugas sesuai dengan kebutuhannya

6.      Menyiapkan bahan laporan RW terkait dengan tugas seksi Pertamanan dan Keindahan Lingkungan

7.        Melaksanakan tugas lainnya yang diamanahkan oleh ketua RW

8.        Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada ketua RW

Seksi Sosial dan Peberdayaan Masyarakat (SPU). Uraian Tugas :

1.        Menyusun rencana kerja sebagai bahan dalam penyusunan Renstra dan Renja RW sesuai dengan lingkup tugasnya.

2.        Melaksanakan Rentra dan Renja sesuai dengan lingkup tugasnya

3.        Mengkoordinir pelaksanaan penanganan musibah warga yang meninggal

4.        Mengkoordinir pelaksanaan santunan fakir miskin/dhuafa

5.        Melaksanakan tugas lainnya yang diamanahkan oleh ketua RW

6.  Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas seksi Sosial dan Pemberdayaan Masyarakat

Seksi Pemuda Olahraga dan Kesenian, Uraian Tugas :

1.    Menyusun rencana kerja sebagai bahan dalam penyusunan Renstra dan Renja RW 03 sesuai dengan lingkup tugasnya.

2.        Melaksanakan Rentra dan Renja sesuai dengan lingkup tugasnya

3.        Membina dan Memfasilitasi karang taruna RW

4.        Mengkoordinasi pelaksanaan oleh raga

5.        Mengkoordinasi pelasanaan kesenian di lingkungan RW

6.        Memfasilitasi terbentuknya klub olehraga RW sesuai dengan cabang olahraga

7.  Berkoordinasi dengan seksi lainnya dan para ketua RT dilingkungan RW dalam melaksanakan tugas sesuai dengan kebutuhan

8.        Merencanakan dan mengatur turnamen olahraga

9.        Merencanakan dan mengatur pesta warga

10.    Menyiapkan bahan laporan RW  terkait dengan tugas seksi pemuda dan olahraga

11.    Melaksanakan tugas lainnya yang diamanahkan oleh ketua RW

12. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas seksi pemuda dan olahraga

Seksi Pekerjaan Umum (PU), Uraian Tugas :

1.      Menyusun rencana kerja sebagai bahan dalam penyusunan Renstra dan Renja RW  sesuai dengan lingkup tugasnya.

2.        Melaksanakan Rentra dan Renja sesuai dengan lingkup tugasnya

3.        Menginventariskan dan memelihara sarana peralatan  yang ada di RW

4.  Melaksanakan pembangunan dan memelihara sarana penerangan jalan umum dan penerangan di lingkungan RW baik secara langsung maupun berkoordinasi dengan pihak terkait

5.        Melaksanakan tugas lainnya yang diamanahkan oleh ketua RW

6.        Melaksanakan dan mempertanggjawabkan pelaksanaan tugas seksi Pekerjaan Umum.

Seksi Hukum dan Teritorial Wilayah, Uraian Tugas :

1.     Menyusun rencana kerja sebagai bahan dalam penyusunan Renstra dan Renja RW 014 sesuai dengan lingkup tugasnya.

2.        Melaksanakan Rentra dan Renja sesuai dengan lingkup tugasnya

3.        Pengendalian dan pengamanan aset wilayah GPH

4.        Melaksanakan tugas lainnya yang diamanahkan oleh ketua RW

5.   Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas seksi Hukum dan Teritorial Wilayah

Seksi Komunikasi dan Informasi Masyarakat (Kominfomas), Uraian Tugas :

1.        Menyusun rencana kerja sebagai bahan dalam penyusunan Renstra dan Renja RW 03 sesuai dengan lingkup tugasnya.

2.        Melaksanakan Rentra dan Renja sesuai dengan lingkup tugasnya

3.        Menyampaikan informasi program dan kegiatan RW serta informasi pemerintah yang berkaitan langsung dengan kepentingan warga

4.        Menyiapkan website RW

5.        Menyajikan informasi berbasis web

6.        Mengoperasionalkan penyajian informasi melalui majalah dinding dari papan pengumuman

7.        Melaksanakan tugas lainnya yang diamanahkan oleh ketua RW

8.        Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas seksi Komunikasi dan Informasi Masyarakat

Untuk melaksanakan program kerja GPH BERSARI, dioperlukan pengaturan pola kerja yang lebih Spesifik, Measurable, Acheivable, Time Oriented, (SMART), dengan membuat Standard Operating Prosedure (Prosedur Oerasional Standar) untuk kegiatan Pengelolaan Kebersihan, pengelolaan keamanan dan Pengelolaan Keasrian.

1.      GPH BERSIH

adalah keinginan dan tanggung jawab kita bersama menjadikan lingkungan GPH yang bersih.

Difinisi Lingkungan yang bersih itu apa ?

a.      Bersih itu tidak ada sampah di jalan,

b.      Bersih itu setiap hari ada yg menyapu sampah,

c.       Bersih itu ada yang ambil sampah di bak sampah,

d.      Bersih itu tidak berbau

e.      Bersih itu dimana-mana tidak ada sampah / kotoran .

Siapa yang mengusahakan lingkungan bersih? Sedkitnya ada 4 Pihak yang masing-masing mempunyai peran sendiri-sendiri mengusahakan lingkungan bersih yaitu;

1.      Pihak Warga,

2.      Pihak Pengurus RT,

3.       Pihak Pengurus RW,

4.      Pihak Petugas Pengambil Sampah,.

Dari pernyataan diatas dapat disarikan bahwa bersih itu ketiadaan sampah / kotoran dilingkungan Griya Permata Hijau, dikarenakan oleh masing-masing pihak berkomitmen untuk  menjalankan fungsinya masing-masing.

Tugas dan Fungsi masing-masing Pihak :

1.    Pihak Warga/Keluarga yang tinggal dilingkungan Perumahan GPH (Pemilik dan atau Penyewa), bertanggung jawab dan berkewajiban mematuhi dan melaksanakan tata tertib yang berkaitan dengan kebersihkan sampah/kotoran, rumput liar yang berada di lingkungan Rumah, Halamam, Bèrem, serta jalan yang berada didepan rumah dan membuang di bak sampah, sebaiknya sampah dipilah menjadi sampah rumah tangga, plastik/ benda2 daur ulang, Kaca dll, masing-masing dibungkus dalam kantong plastik.

2.  Pihak Pengawas Operasional Sampah di Kepengurusan RT, adalah warga yang ditunjuk secara bergantian oleh Ketua RT, mempunyai fungsi dan tugas untuk mengawasi dan melaporkan pelaksanaan pengambilan sampat dilingkungannya, kepada Seksi Pengelola Sampah RW.

3. Pengelola Sampah di Kepengurusan RW, mempunyai fungsi dan tugas untuk mengatur (memetakan wilayah tugas, menunjuk petugas, membuat jadwal tugas, melakukan perikatan dgn eksternal dan dinas terkait dengan Tempat Pembuangan Sampah Akhir/TPA).

4.   Pihak Petugas Pengambil Sampah, berkewajiban mengambil semua sampah yang berada di bak sampah sesuai jadwal kerja yang telah di sepakati (setiap bak sampah diambil paling lama setiap 3(tiga) hari sekali).

Kriteria Sampah YANG BOLEH dibuang dibak sampah :
        a. Sampah dapur
        b. Sampah daun yang jatuh dihalaman
        c. Sampah rumput liar yang tumbuh dihalaman/bèrem.

Kriteria sampah YANG TIDAK BOLEH dibuang di bak sampah.

         a. Potongan Pohon/ Dahan,
         b. Bebatuan,
         c. Sampah Kerja bakti masal.

 Mapping dan Routing Petugas Sampah :

a.      Diupayakan masing2 petugas mempunyai Beban tugas pengambilan yang sama (Tanggung jawab Setiap Petugas = X KK) 

b.      Diupayakan Route pengambilan pada jalur blok yang menyatu.

c.       Diupayakan pengambilan sampah secara berurutan, agar mudah pengawasannya.

Bila terjadi salah satu petugas pengambil sampah berhalangan :

a.      Pengurus RW membagi tugas kepada beberapa petugas pengambil sampah sebagai tugas tambahan.

b.      Tugas tambahan yang diterima oleh petugas pengganti, akan diberikan insentive bersamaan dengan pembayaran honorarium.

Pengawasan Operasional Pengambilan Sampah :

a.    Pengawasan oleh Pengurus RW.

b.    Pengawas oleh warga RT yang ditunjuk.

c.    Pelaporan pengambilan sampah oleh warga RT yang ditunjuk dilakukan pada jam 19:00 setiap jadwal pengambilan sampah.

d.    Media pelaporan dengan memanfaatkan WhatsApp.

e.    Laporan dikompulir oleh pengurus RW yang membidangi pengelolaan sampah, untuk keperluan evaluasi, pengembangan dan penghargaan serta sanksi.

       
Sarana dan Prasarana :

a.    Sepeda Motor (untuk menarik gerobak sampah saat pengambilan dari bak dan  Membawa sampah ke TPA),

b.    Bahan Bakar (Bensin),

c.    Gerobak

d.    Skop.

e.    Garuk.

f.     Sapu

g.    Cikrak

Pemeliharaan Sarana & Prasarana :

Sarana Prasarana kebersihan perlu dilakukan pemeliharaan, agar selalu siap beroperas :

1.    Gerobak Sampah: ·      Penggantian Ban Luar, ·      Penggantian Ban Dalam, ·      Bearing, ·      Dinding Bak Gerobak.

2.  Sepeda Motor : ·      Penggantian Ban Luar, ·      Penggantian Ban Dalam, ·      Rantai, ·      Ganti Oli.

  

Kendala Operasional :

Membuang sampah di charge untuk  membantu menarik dan membuang Rp. 5000/buang, selama ini menjadi beban petugas. (perlu di bicarakan tambahan proses mendorong gerobag tsb agar tidak merugikan petugas pembuang sampah, data ini sebagai bahan negosiasi kepada pengelola TPA)

Data Terkait Pengelolaan Sampah :

a.      Jumlah KK : 573

b.      Iuran sampah per KK : Rp. 12.000,-

c.       Jumlah Bak Sampah = ……. Buah

d.      Jumlah Gerobak = 5 Buah

e.      Jumlah Petugas Pengambil Sampah = 5 Orang.

Sasaran Mutu Pengelolaan Sampah :

a.    Absensi (bobot = 20%) = 2 X Setiap Dinas

b.    Pengambilan Sampah (bobot = 50%) = Setiap 3 hari

c.    Kebersihan Bak Sampah (bobot = 30%) = Tidak ada Sampah

Penghitungan Performansi Petugas  Sampah :

Formula dan perhitungan prestasi adalah sebagai berikut :

Pembayaran honorarium Petugas Sampah dengan formula sbb.

Jumlah Honor yang diterima  = Total Nilai X  Kesepakatan Honor (Rp.)

Lampiran : 

Contoh : LAPORAN PENGAWASAN PENGAMBILAN SAMPAH.

Laporan dapat disampaikan melalui WhatsApp (WA) atau SMS kepada Seksi Pengelolaan Sampah RW GPH dengan Format sbb:

1. KONDISI PENGAMBILAN TEPAT WAKTU & BERSIH

FORMAT LAPORAN	HASIL KETIKAN LAPORAN
Tgl-Bln-Thn/RT-RW/OK/OK	03-06-15/08-03/OK/OK

2. KONDISI PENGAMBILAN TEPAT WAKTU & TIDAK BERSIH

FORMAT LAPORAN	HASIL KETIKAN LAPORAN
Tgl-Bln-Thn/RT-RW/OK/NOK	03-06-15/08-03/OK/NOK

3. KONDISI PENGAMBILAN TIDAK TEPAT WAKTU & BERSIH

FORMAT LAPORAN	HASIL KETIKAN LAPORAN
Tgl-Bln-Thn/RT-RW/NOK/OK	03-06-15/08-03/NOK/OK

4. KONDISI PENGAMBILAN TIDAK TEPAT WAKTU &TIDAK  BERSIH

FORMAT LAPORAN	HASIL KETIKAN LAPORAN
Tgl-Bln-Thn/RT-RW/NOK/NOK	03-06-15/08-03/NOK/NOK

Lampiran : CONTOH ROUTE PENGAMBILAN SAMPAH.

2.   GPH AMAN

adalah keinginan dan tanggung jawab kita bersama menjadikan lingkungan GPH yang Aman.

Difinisi Lingkungan yang Aman itu apa ?

a.      Aman itu tidak ada maling,

b.      Amanitu tidak ada kecelakaan,

c.       Aman itu tidak ada kecemasan,

d.      Aman itu tenteram.

Siapa yang mengusahakan lingkungan Aman? Sedkitnya ada 4 Pihak yang masing-masing mempunyai peran sendiri-sendiri mengusahakan lingkungan GPH menjadi Asri yaitu;

1.      Pihak Warga,

2.      Pihak Pengurus RW,

3.      Pihak Petugas Keamanan,

4.      Pihak Kepoliisian.

Dari pernyataan diatas dapat disarikan bahwa Aman itu ketiadaan Pencurian, ketiadaan Kecelakaan, Ketentraman dilingkungan Griya Permata Hijau, dikarenakan oleh masing-masing pihak berkomitmen untuk  menjalankan fungsinya masing-masing.

Tugas dan Fungsi masing-masing Pihak :

1.    Pihak Warga/Keluarga yang tinggal dilingkungan Perumahan GPH (Pemilik dan atau Penyewa), bertanggung jawab dan berkewajiban atas Keamanan, dengan melaksanakan tata tertib yang berlaku di RT dan RW, Mematuhi Rambu Lalu Lintas, memasang dan memberi penerangan cukup untuk jalan didepan rumah masing-masing.

2.    Pihak Pengelola Keamanan di Kepengurusan RW, mempunyai fungsi dan tugas untuk mengatur jadwal dinas petugas Keamanan, mengarahkan operasional, melakukan evaluasi operasional dan Standard Operation Procedure (SOP) Keamanan yang berlaku, disesuaikan dengan perkembangan pengaturan lingkungan dan berhubungan dengan instansi terkait Keamanan dalam rangka pembinaan.

3.    Pihak Petugas Keamanan, berkewajiban melaksanakan tugas jaga dan patroli sesuai dengan Standard Operation Procedure (SOP), memukul kentongan yang telah disediakan saat menjalankan patroli, melakukan pengamanan pencuri bila terjadi penangkapan dan membuat laporan situasi dan kejadian pada log book, melaporkan kepada pengurus keamanan RW, dan atas dasar petunjuk pengurus keamanan RW, petugas keamanan menyerahkan Pencuri ke Kepolisian Sektor terdekat.

4.    Pihak Kepolisian, sebagai aparat yang berkepentingan terghadap Keamanan, berkewajiban untuk memberi pembinaan operasional Keamanan atas permintaan Pengurus Keamanan

 Penjagaan dan Patroli :

a.      Diupayakan masing2 petugas mempunyai Beban tugas Penjagaan dan Patroli yang sama (Tanggung jawab Setiap Petugas = X KK) 

b.      Diupayakan Route Patroli pada jalur blok yang menyatu.

c.       Diupayakan Patroli sesuai route yang telah di tentukan agar mudah pengawasannya.

d.      Pada saat patroli petugas wajib memukul kontongan yang disediakan khusus olkeh pengurus RW seksi Keamanan.

Bila terjadi salah satu petugas Keamanan berhalangan :

a.      Pengurus RW membagi tugas kepada beberapa petugas Keamanan sebagai tugas tambahan.

b.      Tugas tambahan yang diterima oleh petugas pengganti, akan diberikan insentive bersamaan dengan pembayaran honorarium.

Pengawasan Operasional Keamanan :

a.      Pengawasan oleh Pengurus RW.

b.      Pengawas oleh warga RT yang ditunjuk.

c.       Pelaporan Patroli oleh warga RT yang ditunjuk dilakukan pada jam 19:00 setiap jadwal patroli petugas Keamanan.

d.      Media pelaporan dengan memanfaatkan WhatsApp.

e.      Laporan dikompulir oleh pengurus RW yang membidangi pengelolaan Keamanan, untuk keperluan evaluasi, pengembangan dan penghargaan serta sanksi.

Sarana dan Prasarana :

1)        Sepeda 2)        HT 3)        Pentungan 4)        Senter 5)        Buku Log Book 6)        Pena 7)        jam dinding 8)        Charger HT 9)        Peta GPH

10)        Kartu Tamu 11)        Portal Pendek 12)        Portal Ketinggian 13)        Kartu Kontribusi 14)        Mini locker penyimpan identitas tamu 15)        Rambu “Tamu Harap Lapor” 16)        Rambu Lalu-Lintas 17)        Kentongan Patroli 18)        Gembok Portal

Pemeliharaan Sarana & Prasarana :

Sarana Prasarana yang sangat perlu diadakan pemeliharaan adalah sebagai berikut :

1.    Handy Talky 2.    Senter 3.    …..

4.   ….. 5.   …… 6.   ……

Kendala Operasional :

Ada personil Hansip yang kondisi kesehatannya tidak memungkinkan untuk melakukan kegiatan patrtoli, sehingga bila di biarkan akan membuat menerapan tata tertib / Standarad Operating Procedure menjadi tidak tegas / ambigue.

Banyak jalan / akses masuk tanpa pintu yang tidak terkontrol, kondisi ini harus menjadi pertimbangan dalam menyusun route patrol rutin petugas keamanan.

Kelengkapan Pos Keamanan :

a.    Lampu Penerangan b.    Log Book c.    Pena d.    Senter e.    Penthungan f.     Handy Talky (HT) g.    Power Supply RIG h.    Charger HT i.      Daftar Nama & Alamat Warga (RHS),

j.      Kursi k.    Jam Dinding l.      Gembok & Kunci m. PPPK n.    Kenthongan o.    Kartu Restribusi p.    TV. q.    Informasi Peta Blok GPH

Kelengkapan Patroli Keamanan :

a.      Sepeda

b.      Penthungan

c.       Pemukul Kentongan

d.      Peluit / sempritan

e.      Handy Talki

Data Terkait Pengelolaan Keamanan :

a.      Jumlah KK : 573

b.      Iuran Keamanan per KK : Rp. 17.000. ,-

c.       Jumlah Personil Hansip = 9 Orang,

d.      Jumlah HT = 11 Buah,

e.      Jumlah Power Supply = 1 Buah,

f.        Jumlah Sepeda = 3 Buah,

g.      Jumlah Penthungan = 10 Buah,

h.      Jumlah POS Jaga = 3 Buah

i.        Jumlah kethongan = 0 Buah

j.        Jumlah portal = 2 Buah

k.       Jumlah gapura = 2 Buah

l.        Jumlah akses jalan tembus = 3 Jalan.

Sasaran Mutu Pengelolaan Keamanan :

a.      Absensi (bobot = 15%) = 2 X Setiap Dinas

b.      Berseragam (bobot = 10%) = 1 X Setiap Dinas

c.       Tidak Terjadi Pencurian (bobot = 25%) = 1 X Setiap Dinas

d.      Patroli (bobot = 25%) = 2 X Setiap Dinas

e.      Menulis laporan (bobot = 25%) = 1 X Setiap Dinas

Penghitungan Performansi Petugas Keamanan :

Formula dan perhitungan prestasi adalah sebagai berikut :

Pembayaran honorarium petugas keamanan dengan formula sbb.

Jumlah Honor yang diterima  = Total Nilai X  Kesepakatan Honor (Rp.)

Lampiran : Contoh Buku Log Book.

 

 

Lampiran : Contoh Plakat Tamu Harap Lapor.

Lampiran :  Contoh Kartu Restribusi

Lampiran :  Contoh Kartu Tamu

Lampiran :  Contoh Jadwal Dinas

Lampiran :  Contoh Route Patroli

Lampiran : Etika Menerima Tamu.

Petugas Keamanan mempunyai tugas pokok adalah melakukan kegiatan untuk menjaga kodisi lingkungan GPH menjadi aman, selain tugas pokok Petugas keamanan yang bertyugas jaga di POS juga menjadi penerima tamu warga GPH untuk kesempatan pertama, oleh sebab itu petugas keamanan juga berkewajiban untuk melayani tamu dengan standard sopan santun sebagai berikut :

Saat tamu datang melapor :

1. Ucapkan : Selamat Pagi /  Selamat Siang / Selamat Malam , apa yang bias saya bantu ?
2. Mendengarkan dengan seksama apa tujuan dan maksud bertamu
3. Berikan penjelasan secukupnya,
4. Bila tamu akan meneruskan niatnya untuk bertamu, jelaskan tata-tertib bertamu, Tamu dininta untuk MENINGGALKAN IDENTITAS DIRI, dan diganti dengan KARTU TAMU.
5. Petugas keamanan agar mengingatkan setelah selesai bertamu agar kembali untuk menukar KARTU TAMU (Pengambilan IDENTITAS DIRI).
6. Catat nama dan alamat tamu dalam LogBook.

Saat tamu mengembalikan KARTU TAMU :

1. Ucapkan : Selamat Pagi /  Selamat Siang / Selamat Malam , bagaimana ketemu alamatnya Bapak/Ibu ?
2. Ambilkan Identitas Diri Tamu, dan serahkan dengan mengucapkan Terima kasih atas Kunjungan Bapak/Ibu di Griya Permata Hijau,  Selamat Jalan.

3.    GPH ASRI

adalah keinginan dan tanggung jawab kita bersama menjadikan lingkungan GPH menjadi Asri.

Difinisi Lingkungan yang Asri itu apa ?

a.      Asri itu indah,

b.      Asri itu enak dipandang,

c.       Asri itu tertata rapi,

d.      Asri itu mengagumkan,

e.      Asri itu menyenangkan.

f.        Asri itu lingkungan yang aman

g.      Asri itu lingkungan yang sehat

Siapa yang mengusahakan lingkungan Asri? Sedikitnya ada 3 Pihak yang masing-masing mempunyai peran sendiri-sendiri mengusahakan lingkungan GPH menjadi Asri yaitu;

1.      Pihak Warga,

2.      Pihak Pengurus RT,

3.      Pihak Pengurus RW,

Dari pernyataan diatas dapat disarikan bahwa Asri itu Indah, Tertata Rapi, mengagumkan dan menyenagkan bila melihat lingkungan Griya Permata Hijau, dikarenakan oleh masing-masing pihak berkomitmen untuk  menjalankan fungsinya masing-masing.

Tugas dan Fungsi masing-masing Pihak :

1.    Pihak Warga/Keluarga yang tinggal dilingkungan Perumahan GPH (Pemilik dan atau Penyewa), bertanggung jawab dan berkewajiban atas Keasrian lingkungan Rumahnya, menanam, merawat, menata bunga di depan rumah, serta melakukan kebersamaan merawat, menanam dan menata Zona Taman yang telah dibagi dibagi pengelolaannya oleh RT, melakukan pembersihan sampah/kotoran/rumput yang tumbuh dijalan depan rumah, membersihkan selokan dari kotoran, berpatisipasi aktif dalam kerja bakti di RT/RW. menyapu halaman pada jam 16:30 setiap hari, menyalakan lampu penerangan jalan pada petang hari, mematuhi rambu lalu-lintas yang ada.

2.    Pihak Pengurus RT, mempunyai fungsi dan tugas untuk mengatur kebersihan, keasrian lingkungannya, merencanakan kegiatan dan anggaran biayanya (membuat Program Kerja), merapatkan dan mensosialisasikan lingkungan yang Asri sesuai kehendak Warga RT dan merealisasikannya, memastikan rambu petunjuk Blok, rambu verboden, rambu petujuk jalan, rambu polisi tidur terpasang rapi dan layak pandang, memastikan bahwa marka polisi tidur tidak melebihi ketinggian yang berpotensi merusak/ kecelakaan pengendara sepeda motor.

3.    Pihak Pengurus RW, berkewajiban untuk memberi pengarahan secara umum untuk program GPH ASRI, Memberi fasilitas sebatas kemampuan RW, melakukan Evaluasi dan membuat ktiteria penilaian GPH ASRI, melaksanakan perlombaan pengelolaan GPH ASRI. Memastikan bahwa jalan-jalan utama tidak berlubang, jalan lintasan selokan tidak membahayakan, rambu lalu-lintas memadai, menata dan melengkapi fasilitas umum, hingga dapat dimanfaatkan sebesar-besarnya untuk keperluan warga.

 Pengecatan Berem :

a.      Pengecatan Berem menjadi tanggung jawab RT, namun pengecetannya dilakukan oleh warga pada forum kerja bakti lingkup RT. 

b.      Warna Cat Berem kombinasi warna Biru Muda dan Putih selebar kanstein.

Tanaman :

a.      Tanaman dapat dipilih keindahan karena bunganya atau daunnya.

b.      Tanaman yang dipilih tidak beracun dan aman bagi anak-anak.

c.       Penanaman bunga sebanyak-banyaknya di media berem.

d.      Dalam hal berem telah beralis fungsi menjadi tempat parker, penanaman bunga dapat dapat ditanam dalam media POT, yang ditata rapi di bawah maupun di gantung sehingga unsur keindahan dapat dicapai.

Pengawasan Operasional Keasrian :

a.      Pengawasan oleh Pengurus RT.

b.      Pengawas oleh warga masing-masing.

Perawatan Tanaman :

Tanaman dapat dirawat secara pribadi oleh warga, namun tidak membatasi jika karena kesepakatan warga RT, semua tanaman diadakan oleh Pengurus RT dan di rawat secara bersama-sama oleh warga.

Kendala Operasional :

a.    Banyak Berem sudah alih fungsi menjadi beton, karena kebutuhan parkir kendaraan,

b.    Banyak lintasa selokan di jalan utama kondisinya tidak beraturan, berpotensi membahakan dan merusak mobil warga dan atau tamu.

Data Terkait Pengelolaan GPH ASRI :

a.      Jumlah KK : 573

b.      Iuran Keasrian per KK : Rp. ………………. ,-

Sasaran Mutu Pengelolaan GPH ASRI :

a.        Tidak ada sampah / kotoran di jalan depan rumah.

b.        Lampu Jalan Hidup dan terawat.

c.         Tanaman Hias tertata rapi.

d.        Bak sampah tertutup rapi.

e.        Rambu lalu-lintas terpasang jelas.

f.          Lingkungan terkelola baik.

g.        Lingkungan sehat.

PROSEDUR OPERASIONAL KEBERSIHAN

1.      SASARAN MUTU :

a.         Absensi (bobot = 20%) = 2 X Setiap Dinas

b.         Pengambilan Sampah (bobot = 50%) = Setiap 3 hari

c.         Kebersihan Bak Sampah (bobot = 30%) = Tidak ada Sampah

2.      PROSEDUR KERJA :

a.      Petugas Sampah wajib berdinas sesuai jadwal dinas yg telah dibuat dan disahkan oleh Seksi Pengelola Sampah RW GPH.

b.         Petugas Sampah wajib melakukan absensi masuk sebelum melakukan dinas.

c.     Petugas Sampah yang wajib untuk melakukan pengambilan sampah sesuai route yang ditentukan oleh Seksi Pengelolaan Sampah RW GPH.

d.         Petugas Sampaj wajib menindak lanjuti  perintah Seksi Pengelola Sampah.

e.      Petugas Pengawas pengambilan sampah yang di tujuk oleh Ketua RT, berkewajiban untuk melaporkan realisasi pengambilan sampah dan melakukan sampling terhadap kebersihan bak sampah paska pengambilan, dan melaporkan realisasinya kepada Seksi Pengelola Sampah RW GPH.

f.      Apabila terjadi salah satu Petugas Sampah berhalangan tidak dapat menjalankan tugasnya untuk mengambil sampah, maka :

ü Seksi Pengelola Sampah RW GPH membagi tugas kepada beberapa petugas pengambil sampah sebagai tugas tambahan.

ü Tugas tambahan yang diterima oleh petugas pengganti, akan diberikan insentive bersamaan dengan pembayaran honorarium.

g.         Selesai bertugas diakhiri dengan melakukan absensi  pulang.

3.      SARANA & PRASARANA KERJA :

a.    Sepeda b.    Bahan Bakar (Bensin), c.    Gerobak

d.    Skop. Garuk. e.    Sapu f.     Cikrak

4.      PENGHITUNGAN PERFORMANSI :

Formula dan perhitungan prestasi adalah sebagai berikut :

 Pembayaran honorarium Petugas Sampah dengan formula sbb.

Jumlah Honor yang diterima  = Total Nilai X  Kesepakatan Honor (Rp.)

5. LAMPIRAN :

1.    Difinisi Sampah Keluarga. 2.    Daftar Route Pengambilan Sampah 3.    Contoh Format Pelaporan Pengawasan oleh Warga

 Lampiran : 

DIFINISI SAMPAH KELUARGA :

Sampah adalah Daun/Kertas/Plastik/Kaleng yang berasal dari dapur/ halaman/ berem yang berada dirumah keluarga warga GPH.

1.    Kriteria Sampah YANG BOLEH dibuang dibak sampah :

a.  Sampah dapur

b.  Sampah daun yang jatuh dihalaman

c.  Sampah rumput liar yang tumbuh dihalaman/bèrem.

2.    Kriteria sampah YANG TIDAK BOLEH dibuang di bak sampah.

a.  Potongan Pohon/Dahan/Ranting,

b.  Bebatuan/Pecahan Batu

c.  Sampah Kerja Bakti Masal.

3.    Kriteria Pengambilan Sampah Keluarga.

a.  Sampah yang berada di bak sampah adalah sesuai criteria sampah yang boleh dibuang di Bak Sampah.

b. Sampah berupa Bebatuan/Pecahan Batu tidak boleh dimasukkan dalam Bak Sampah, Petugas Sampah tidak wajib mengambil.

c.  Sampah Kerja Bakti Masal tidak boleh dimasukkan di Bak Sampah, Petugas Sampah tidak wajib mengambil.

  

Lampiran : 

Contoh : LAPORAN PENGAWASAN PENGAMBILAN SAMPAH.

Laporan dapat disampaikan melalui WhatsApp (WA) atau SMS kepada Seksi Pengelolaan Sampah RW GPH dengan Format sbb:

5. KONDISI PENGAMBILAN TEPAT WAKTU & BERSIH

FORMAT LAPORAN	HASIL KETIKAN LAPORAN
Tgl-Bln-Thn/RT-RW/OK/OK	03-06-15/08-03/OK/OK

6. KONDISI PENGAMBILAN TEPAT WAKTU & TIDAK BERSIH

FORMAT LAPORAN	HASIL KETIKAN LAPORAN
Tgl-Bln-Thn/RT-RW/OK/NOK	03-06-15/08-03/OK/NOK

7. KONDISI PENGAMBILAN TIDAK TEPAT WAKTU & BERSIH

FORMAT LAPORAN	HASIL KETIKAN LAPORAN
Tgl-Bln-Thn/RT-RW/NOK/OK	03-06-15/08-03/NOK/OK

8. KONDISI PENGAMBILAN TIDAK TEPAT WAKTU &TIDAK  BERSIH

FORMAT LAPORAN	HASIL KETIKAN LAPORAN
Tgl-Bln-Thn/RT-RW/NOK/NOK	03-06-15/08-03/NOK/NOK

Lampiran : CONTOH ROUTE PENGAMBILAN SAMPAH.

PROSEDUR OPERASIONAL KEAMANAN

1.      SASARAN MUTU :

a.         Absensi (bobot = 15%) = 2 X Setiap Dinas

b.         Berseragam (bobot = 10%) = 1 X Setiap Dinas

c.         Tidak Terjadi Pencurian (bobot = 25%) = 1 X Setiap Dinas

d.         Patroli (bobot = 25%) = 2 X Setiap Dinas

e.         Menulis laporan (bobot = 25%) = 1 X Setiap Dinas

2.      PROSEDUR KERJA :

a.         Petugas Keamanan wajib berdinas sesuai jadwal dinas yg telah dibuat dan disahkan oleh seksi keamanan RW GPH.

b.         Petugas wajib mengenakan seragam.

c.         Petugas keamanan wajib melakukan absensi masuk sebelum melakukan dinas.

d.         Petugas yang berdinas bersamaan, secara periodik mekakukan petgantian dinas jaga di pos dan patroli.

e.         Petugas keamanan yang bertugas jaga di pos berkewajiban mengetahui lalu-lintas Tamu yang masuk dan keluar GPH. Di depan pos ditulis TAMU HARAP LAPOR , dan seluruh mobil Warga diberi Sticker Pass GPH, yang dipasang di bagian kaca depam kanan atas , pada malam hari warga GPG yang menggunakan Kendaraan Roda-4 mematikan lampu besar untuk memudahkan membaca sticker GPH PASS dan atau pengenalan mobil warga :

                                             i.            Untuk Mobil tamu stop didepan pos dan Tamu melapor,  Petugas Keamanan wajib menerima dan menayakan dengan Sopan Santun keperluan bertamu, Tamu diminta meninggalkan KTP dan diberi kartu Tamu, dicatat dalam logbook dan dibukakan portal.  

                                            ii.            Untuk mobil box diminta meninggalkan KTP dan diberi kartu tamu,

                                iii.            Untuk mobil Truk / Tanki agar dikenakan retribusi, pemeliharaan jalan komplek perumahan GPH.

f.          Petugas keamanan yang bertugas patroli wajib untuk melakukan patroli sesuai rute yang ditentukan dan setiap melintasi kentongan patroli wajib dipukul sekali saja "teng" dan memberi informasi kepada warga bila melihat potensi  timbulnya kejahatan, mencatat dan menuliskan pada buku logbook keamanan sesuai jam dan tempat kejadian.

g.      Petugas    Keamanan  wajib menerima laporan warga perihal gejala-gejala  mencurigakan yang bertentangan dengan keamanan.

h.     Apabila terjadi petugas keamanan menangkap tangan pencuri, maka wajib mengamankan terlebih dahulu dari amukan massa, selamjutnya melaporkan kpd pengurus keamanan RW, menulis data pribadi pencuri pada logbook dan selanjutnya diantarkan ke kantor polisi.

i.          Persiapan Pergantian Shift, Petugas keamanan merapikan laporan pada log book, barang-barang inventaris, properti tamu dan memberi infornasi kepada petugas keamanan shift pengganti.

j.           Selesai bertugas diakhiri dengan melakukan absensi  pulang.

3.      SARANA & PRASARANA KERJA :

1)        Sepeda 2)        HT 3)        Pentungan 4)        Senter 5)        Buku Log Book 6)        Pena 7)        jam dinding 8)        Charger HT 9)        Peta GPH

10)        Kartu Tamu 11)        Portal Pendek 12)        Portal Ketinggian 13)        Kartu Kontribusi 14)        Mini locker penyimpan identitas tamu 15)        Rambu “Tamu Harap Lapor” 16)        Rambu Lalu-Lintas 17)        Kentongan Patroli 18)        Gembok Portal

4.      PENGHITUNGAN PERFORMANSI :

Formula dan perhitungan prestasi adalah sebagai berikut :

Pembayaran honorarium petugas keamanan dengan formula sbb.

Jumlah Honor yang diterima  = Total Nilai X  Kesepakatan Honor (Rp.)

5. LAMPIRAN :

a.    Contoh Buku Loogbook b.    Contoh Tulisan “Tamu Harap Lapor” c.    Contoh Kartu Restribusi d.    Contoh Kartu Tamu

e.       Contoh Jadwal Dinas f.         Contoh Route Patroli g.       Buku Etika Menerima Tamu.

 Lampiran : Contoh Buku Log Book.

 

Lampiran : Contoh Plakat Tamu Harap Lapor.

  

Lampiran :  Contoh Kartu Restribusi

Lampiran :  Contoh Kartu Tamu

 

Lampiran :  Contoh Jadwal Dinas

Lampiran :  Contoh Route Patroli

Lampiran : Etika Menerima Tamu.

Petugas Keamanan mempunyai tugas pokok adalah melakukan kegiatan untuk menjaga kodisi lingkungan GPH menjadi aman, selain tugas pokok Petugas keamanan yang bertyugas jaga di POS juga menjadi penerima tamu warga GPH untuk kesempatan pertama, oleh sebab itu petugas keamanan juga berkewajiban untuk melayani tamu dengan standard sopan santun sebagai berikut :

Saat tamu datang melapor :

1. Ucapkan : Selamat Pagi /  Selamat Siang / Selamat Malam , apa yang bias saya bantu ?
2. Mendengarkan dengan seksama apa tujuan dan maksud bertamu
3. Berikan penjelasan secukupnya,
4. Bila tamu akan meneruskan niatnya untuk bertamu, jelaskan tata-tertib bertamu, Tamu dininta untuk MENINGGALKAN IDENTITAS DIRI, dan diganti dengan KARTU TAMU.
5. Petugas keamanan agar mengingatkan setelah selesai bertamu agar kembali untuk menukar KARTU TAMU (Pengambilan IDENTITAS DIRI).
6. Catat nama dan alamat tamu dalam LogBook.

Saat tamu mengembalikan KARTU TAMU :

1. Ucapkan : Selamat Pagi /  Selamat Siang / Selamat Malam , bagaimana ketemu alamatnya Bapak/Ibu ?
2. Ambilkan Identitas Diri Tamu, dan serahkan dengan mengucapkan Terima kasih atas Kunjungan Bapak/Ibu di Griya Permata Hijau,  Selamat Jalan.

PROSEDUR OPERASIONAL KEASRIAN

1.      SASARAN MUTU :

a.         Tidak ada sampah / kotoran di jalan depan rumah.

b.         Lampu Jalan Hidup dan terawat.

c.         Tanaman Hias tertata rapi.

d.         Bak sampah tertutup rapi.

e.         Rambu lalu-lintas terpasang jelas.

f.          Lingkungan terkelola baik.

g.         Lingkungan sehat.

2.      PROSEDUR KERJA :

a.     Ketua RT dilingkungan GPH wajib melakukan sosialisasi program GPH ASRI, mencakup Keasrian Lingkungan, Penanaman Tanaman Hias, Keseragaman Berem, Terpasangnya Rambu Lalu-Lintas, Keseragaman Penerangan Jalan, Penataan taman, Kesehatan Lingkungan.

b.    Ketua RT  dilingkungan  GPH  wajib melakukan  perumusan  Lingkungan Asri didalam lingkup RT, membuat program kerja RT berkaitan dengan GPH ASRI .

c.         Ketua RT dilingkungan GPH  membuat tim kecil sebagai penggerak program GPH ASRI di lingkungan RT.

d.    Ketua RT bersama Warga RT mempersiapkan Lingkungannya untuk mengikuti Lomba Lingkungan.

e.         Warga GPH mempunyai kewajiban setiap hari sbb :

Menyapu / membersihkan halaman / Jalan didepan rumah.

Menyiram tanaman hias didepan rumah.

Menyalakan lampu penerangan jalan.

3.      SARANA & PRASARANA KERJA :

a.        Tim Perumus GPH ASRI ditingkat RT

b.        Program Kerja GPH ASRI di tingkat RT

c.         Tercipta Budaya Cinta Bersih, Indah dan Rapi

4.      PENGHITUNGAN PERFORMANSI :

……..

   KEARIFAN LOKAL GPH (BUDAYA GPH BERSARI)

     1.  RAMAH

     2.  MENYAPA

     3. PEDULI

     4.  TERBUKA

     5.  KRITIK MEMBANGUN

     6.  MEMBERI SOLUSI

     7.  SUKA TOLONG-MENOLONG

     8.   PATUH RAMBU DAN ATURAN

     9.   SEMANGAT KEBERSAMAAN (KERJA BAKTI)

   10. MENYAPU HALAMAN

   11. CABUT RUMPUT LIAR

   12. SUKA MENANAM

   13. MERAWAT TANAMAN

   14. MENJAGA KEBERSIHAN