EVALUASI KINERJA PETUGAS KEAMANAN-SAMPAH-POTONG RUMPUT

NOTULEN RAPAT 12-01-2020

Rapat diselenggarakan pada :

Hari, Tanggal	:	Minggu, 12 Januari 2020
Jam	:	19.00 sd Selesai
Tempat	:	Griya Permata Hijau G-16 (Kediaman Ketua RW-03)
Pemimpin Rapat	:	1.    Ketua RW-03 (Bp. Rachman Hariono). 2.    Ketua RW-04 (Bp. Suryanto).
Agenda Rapat	:	Evaluasi kinerja petugas Keamanan, Sampah dan Potong rumput : Ø Tugas Pokok & Fungsi Petugas. Ø Tugas tambahan. Ø Evaluasi Kinerja Petugas Keamanan, Ø Evaluasi Kinerja Petugas Pengambil Sampah, Ø Evaluasi Kinerja Petugas Pemoton Rumput, Ø Evaluasi Sarana & Prasarana Pendukung, Ø Presensi Kehadiran & Pelaporan Hasil Kerja dengan SELFI. Ø Kenaikan Gaji Petugas Keamanan dan Petugas Sampah. Ø Ketentuan Pembayaran THR

Rapat dipimpin oleh Ketua RW-03 Bp. Rachman Hariono dan Ketua RW-04 Bp. Surianto, Tepat pada pukul 19:30 WIB. Rapat ini diikuti oleh Seluruh petugas keamanan dan Petugas Pengambil Sampah serta Petugas Potong Rumput.

Rapat diawali dengan pembukaan oleh ketua RW-03,  Selanjutnya :

Ø Ketua RW-03 melakukan evaluasi kinerja  petugas Keamanan dan Petugas potong rumput berdasarkan laporan petugas dan dan laporan warga, antara lain adalah sebagai berikut :

• Petugas Keamanan :

ü  Kapan petugas keamanan melakukan patroli keliling ?

ü  Kapan jalan akses masuk GPH ditutup ?

ü  Bagaimana mekanisme menggantikan dinas petugas yang berhalangan hadir ?

ü  Bagaimana kodisi alat pelindung diri petugas keamanan.

• Petugas Potong Rumput :

ü Kapan petugas Potong rumput melakukan kegiatan sesuai pembagian area ?

ü Bagaimana kodisi alat pelindung diri petugas pemotong rumput ?.

Ø Ketua RW-04 melakukan evaluasi kinerja petugas pengambil Sampah berdasarkan jadwal pengambilan Sampah, Laporan petugas dan laporan warga.

• Petugas Pengambil Sampah :

ü  Kapan petugas mengambil sampah di setiap RT ?

ü  Mengapa masih ada sampah menumpuk selama seminggu tidak diambil ?

ü  Mengapa Gerobak Sampah yang dibawa pak Samen sering rusak rudanya, dan jebol pada dinding gerobaknya ?

ü  Bagaimana kodisi alat pelindung diri petugas Pengambil Sampah ?

Setelah interaksi antara pengurus RW dan Para Petugas tentang permasalahan yag terjadi, maka pengurus melakukan pengingatan kembali (Refreshment) tentang TUPOKSI masing-masing petugas, dan komitmen baru sebagai solusi yang paling dapat dilaksanakan dalam waktu dekat (Jangka pendek), mengingat kondisi sumberdaya keuangan RW yang sangat terbatas.

TUGAS POKOK DAN FUNGSI (TUPOKSI) SATPAM :

1.   Jam Dinas Petugas SATPAM Griya Permata Hijau :

Shift-1            07.00 sd. 15.00

Shift-2            15.00 sd. 23.00

Shift-3            23.00 sd. 07.00

2.   Masing-masing Shift dikoordinir oleh Ketua Shift.

3.   Setiap shift terdiri dari 3(tiga) petugas keamanan.

4.  Mengadakan peraturan dengan maksud menegakkan tata-tertib yang berlaku dilingkungan kerja, khusus yang menyangkut keamanan dan ketertiban atau tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan lembaga warga seperti :

§  Melaksanakan penjagaan dengan maksud mengawasi keadaan atau hal-hal yang mencurigakan disekitar lokasi kerja dan sekitar tempat tugasnya.

§  Melakukan perondaan dikawasan kerjanya menurut rute dan waktu yang ditentukan dengan maksud mengadakan penelitian dan pemeriksaan terhadap segala sesuatu yang tidak wajar dan tidak pada tempatnya yang dapat atau diperkirakan menimbulkan ancaman dan gangguan.

§  Membuka dan menutup portal gerbang akses masuk keluar perumahan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan :

Ø Gerbang POS-1	:	Buka dua jalur pukul 05.00 WIB dan ditutup menjadi satu jalur pukul 24.00 WIB
Ø Gerbang POS-2	:	Buka mulai pukul 05.00 WIB dan ditutup total pukul 10.00 WIB.
Ø Gerbang POS-3	:	Buka mulai pukul 05.00 dan ditutup total pukul 24.00 WIB.
Ø Akses Gang Selatan  (blok-S)	:	Buka mulai pukul 05.00 WIB dan ditutup pukul 23.00 WIB
Ø Akses Gang Tengah (blok-N)	:	Buka mulai pukul 05.00 WIB dan ditutup pukul 23.00 WIB

§  SesuaI rambu lalulintas yang ditetapkan, mengawasi laju lalu lintas kelkuar masuk Griya Permata Hijau dan memungut retribusi kendaraan angkutan barang sesuai kelasnya, kesepakatan pembagian hasil kerja pemungutan retribusi portal adalah 70% untuk kas RW GPH dan 30% untuk petugas keamanan.

§  Memeriksa dan menjaga keamanan barang / asset dilingkungan Griya Permata Hijau.

§  Menyalakan dan memetikan lampu penerangan faslitas umum.

§ Menegur, mengingatkan pengguna kendaraan bermotor yang tidak mengindahkan batas kecepatan (ngebut).

§  Mengkoordinir penggunaan radio komunikasi guna kepentingan keamanan.

§  Pengaturan parkir kendaraan apabila warga mempunyai hajat.

5.    Mengambil langkah-langkah dan tindakan sementara bila terjadi tindak pidana, antara lain seperti :

§  Mengamankan tempat kejadian perkara (TKP).

§  Menangkap dan mengamankan pelakunya (apabila tertangkap basah).

§  Menolong Korban.

§  Melaporkan kejadian pidana / kriminal kepada koordinator keamananuntuk meminta bantuan POLRI setempat secepatnya.

6.    Pada kondisi petugas tidak dapat melaksanakan tugas dikarenakan :

§  Sakit

§  Kedukaan Keluarga

§  Hajatan Keluarga

§  Dan Lain-lain.

Petugas yang tidak dapat hadir bertugas, wajib untuk menunjuk petugas pengganti/diwakilkan.

7.  Petugas yang mewakili petugas lain, tetap melakukan presensi dengan cara SELFI, pada saat menyebarkan foto selfi diberi keterangan “Menggantikan …Nama Petugas …”

8.  Kehadiran yang diwakilkan maksimal 3(tiga) kali dalam sebulan, dan apabila melebihi dari 3(tiga) kali maka kelebihannya dikenakan pemotongan Rp. 50.000,- (lima puluh ribu) setiap hari kelebihannya.

TUGAS POKOK DAN FUNGSI (TUPOKSI) PENGAMBIL SAMPAH :

1.   Pengambilan Sampah dilakukan minimal 2(dua) kali dalam seminggu.

2.   Petugas wajib mengisi Form Jadwal pengambilan disetiap RT.

3. Petugas wajib mengetahui dengan pasti jumlah rumah yang berisi (ada yang menghuni dan membuang sampah), sebagai bahan evaluasi :

ü Beban kerja,

ü Setoran Retribusi Rp. 2.000,-/KK ke PEMDA Sidoarjo.

ü Apresiasi.

TUGAS POKOK DAN FUNGSI (TUPOKSI) PEMOTONG RUMPUT :

1.  Pemotongan rumput dilaksanakan atas rencana kerja.

2. Petugas wajib mengisi Form Jadwal Area Pemotongan/ Penyemprotan Obat Rumput/ Pembersihan di wilayah GPH.

3.  Melaporkan hasil kerja Pemotongan Rumput/ Penyemprotan Obat Rumput/ Pembersihan,

4.  Melaporkan pemakaian/ penggunaan dan pembelian obat rumput.

ATURAN TAMBAHAN (BARU).

1.  Petugas Keamanan secara bergiliran jaga pada shift-3 wajib untuk menyapu jalan kembar POS-1 pada pagi hari (sebelum pergantian shift pagi/pulang).

2.  Setiap petugas (Keamanan, Sampah dan Potong Rumput) wajib memiliki handphone (HP) Android yang dapat menjalankan aplikasi WhatsApp, dilengkapi dengan Camera Depan dan Belakang, yang akan dipergunakan untuk pelaporan hasil kerja.

3.   Setiap petugas (Keamanan, Sampah dan Potong Rumput) wajib masuk dalam WhatsApp Group yang anggotanya adalah :

Ø Petugas Keamanan,

Ø Petugas Sampah,

Ø Petugas Potong Rumput,

Ø Para Ketua RT di lingkungan Griya Permata Hijau.

Ø Ketua RW-03 & Ketua RW-04

4.    Ketentuan Selfi sebagai Presensi dan Pelaporan diatur sebagai berikut :

Ø  Petugas Keamanan (SATPAM) :

ü Setiap kehadiran jaga petugas keamanan wajib melakukan presensi (bukti kehadiran) dengan cara SELFI (Swa Foto Mandiri) dengan latar belakang JAM DIGITAL, dengan menggunakan HP masing-masing petugas dan disebarkan melalui Group WA.

ü Selfi dilakukan 3(tiga) kali, yaitu pada saat masuk (Pertukaran Shift), pertengahan kerja dan pada akhir dinas.

Ø  Petugas Sampah (Pengambil Sampah) :

ü Setiap setelah pengambilan sampah diwilayah per RT, petugas sampah wajib melakukan laporan pengambilan dengan cara SELFI dengan latar belakang papan Blok yang sudah ada di setiap ujung gang.

ü Selanjutnya hasil SELFI disebarkan melalui Group WA.

Ø  Petugas Potong Rumput :

ü Setiap setelah pemotongan rumput / pembersihan wilayah, petugas wajib melakukan laporan dengan cara memfoto area yang di potong/dibersihkan dan SELFI dengan latar belakang papan area yang telah dibersihkan.

ü Selanjutnya hasil foto dan SELFI disebarkan melalui Group WA

INVENTARISASI KEPEMILIKAN HP ANDROID :

§  Petugas yang belum mempunyai HP Android sebagai sarana Presensi dan pelaporan adalah sebagai berikut :

1.    Sdr. Gimo,

2.    Sdr. Nidhom,

3.    Sdr. Irkam,

4.    Sdr. Hisyam,

5.    Sdr. Kayoto (Gito),

6.    Sdr. Selik,

7.    Sdr. M. Hadi Rifai,

8.    Sdr. Ju’in.

Ø Pengadaan HP Android :

ü HP Android dibeli oleh masing-masing petugas dan menjadi milik pribadi masing-masing petugas.

ü Pengurus RW memberi pinjaman untuk membeli HP-Android sebesar Rp. 800.000,- (delapan Ratus Ribu), dan pengembalian dengan cara angsuran sebanyak 8(delapan) kali angsuran.

ü Pelaksanaan Presensi dengan cara SELFI terhitung mulai 1 Pebruari 2020.

ü Pemotongan angsuran dilakukan bersamaan saat penerimaan gaji petugas, pemotongan angsuran pertama dimulai pada pembayaran gaji bulan maret 2020 (masa kerja bulan Pebruari).

PENGADAAN LAIN-LAIN :

1.    Pengadaan Sepatu Booth :

Ø Pengadaan 5(lima) pasang sepatu booth untuk :

§  Petugas Pengambil Sampah = 4(empat) Orang.

§  Petugas Pemotong Rumput = 1(satu) Orang.

Ø Disepakati petugas beli sendiri, agar dapat sesuai ukuran yang nyaman sesuai ukuran kaki masing-masing, dengan harga Rp. 130.000,-/pasang, dan setiap pembelian sepatu booth agar meminta nota pembelian untuk dipertanggungkan kepada bendahara RW.

2.    Pengadaan Kunci Gembol Portal :

Ø Petugas agar membeli Gembok Portal untuk mengganti gembok POS-3 dan Nota pembeliannya agar diserahkan kepada bendahara.

3.    Pengadaan Jas Hujan & Senter :

Ø Pengadaan Jas Hujan & Senter belum dapat dilaksanakan, karena keuangan RW sudah tidak mencukupi.

4.    Pengadaan Seragam & Sepatu SATPAM :

Ø Pengadaan Seragam dan Sepatu SATPAM belum dapat dilaksanakan, karena keuangan RW sudah tidak mencukupi lagi.

Ø Rencana setiap Petugas SATPAM akan diberi ROMPI, agar saat bertugas dapat menggunakan dalaman kaos oblong.

KENAIKAN GAJI PETUGAS KEAMANAN, PETUGAS SAMPAH & PETUGAS POTONG RUMPUT :

Ø Gaji Petugas Keamanan, terhitung mulai masa kerja bulan Pebruari 2020, yang dibayarkan pada bulan Maret 2020, akan mendapat kenaikan gaji sebesar Rp. 200.00,- (dua ratus ribu rupiah), dengan rincian sebagai berikut :

Uang Kenaikan Gaji	Uang Untuk Paket Internet	Jumlah Uang.
Rp. 175.000,-	Rp. 25.000,-	Rp. 200.000,-

Ø Gaji Petugas Sampah, terhitung mulai masa kerja bulan Pebruari 2020, yang dibayarkan pada bulan Maret 2020, akan mendapat kenaikan gaji sebesar Rp. 175.00,- (Seratus tujuh puluh lima ribu rupiah), dengan rincian sebagai berikut :

Uang Kenaikan Gaji	Uang Untuk Paket Internet	Jumlah Uang.
Rp. 150.000,-	Rp. 25.000,-	Rp. 175.000,-

Ø Gaji Petugas Pemotong Rumput tidak mengalami kenaikan dikarenakan belum lama ini telah diadakan penyesuaian.

Uang Kenaikan Gaji	Uang Untuk Paket Internet	Jumlah Uang.
Rp. 0,-	Rp. 25.000,-	Rp. 25.000,-

PEMBAYARAN THR-2020 :

Pembayaran Tunjangan Hari Raya (THR) tahun 2020, besarannya sesuai dengan gaji lama (sebelum kenaikan gaji).

Demikian Notulen Rapat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Dibuat oleh :

Didik Rudiyanta

Sekretaris RW-03